La ley VeriFactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria española diseñada para modernizar y asegurar la transparencia en los sistemas de facturación, con el objetivo de combatir el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento tributario. A continuación, te explicamos en qué consiste, los plazos de implementación y cómo afecta a empresas y autónomos.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema que establece requisitos específicos para los programas informáticos de facturación utilizados por empresas y profesionales. Su finalidad es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Entre sus características principales se incluyen:
- Registro único e inalterable: Cada factura debe contar con una firma electrónica y una huella digital (hash) que aseguren su autenticidad y eviten modificaciones posteriores.
- Código QR en las facturas: Las facturas deben incorporar un código QR que permita a los receptores verificar su validez y, si es necesario, reportarlas directamente a la Agencia Tributaria.
- Transmisión en tiempo real: Los sistemas de facturación deben estar preparados para enviar información a la Agencia Tributaria de forma inmediata, facilitando la accesibilidad y auditabilidad de los datos.
- Gestión de eventos: Además de las facturas, los sistemas deben registrar y gestionar eventos relacionados con la facturación, como anulaciones, rectificaciones o rechazos.
Plazos de implementación
La adopción de VeriFactu se llevará a cabo en varias etapas, según el tipo de contribuyente:
- Productores y comercializadores de software: Tienen hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar y certificar sus productos conforme a las especificaciones técnicas establecidas en la normativa.
- Empresas (sociedades mercantiles): Deben tener operativos sus sistemas de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2026.
- Autónomos y comunidades de bienes: Cuentan con un plazo extendido hasta el 1 de julio de 2026 para implementar los sistemas de facturación que cumplan con los nuevos requisitos.
¿Cómo afecta a empresas y autónomos?
La implementación de VeriFactu implica que todas las empresas y autónomos deberán:
- Actualizar sus sistemas de facturación: Es esencial asegurarse de que el software utilizado cumple con los nuevos estándares de integridad, seguridad y trazabilidad establecidos por la ley.
- Capacitar al personal: Es recomendable formar a los empleados en el uso de los nuevos sistemas y en las implicaciones de la normativa para garantizar una transición fluida.
- Buscar asesoramiento especializado: Contar con el apoyo de consultores en fiscalidad y transformación digital puede facilitar la adaptación y minimizar riesgos durante el proceso de implementación.
Ventajas de VeriFactu
Aunque la adaptación a VeriFactu requiere esfuerzo y recursos, ofrece múltiples beneficios:
- Transparencia fiscal: Mejora la trazabilidad de las facturas y reduce el riesgo de fraude fiscal.
- Simplificación administrativa: La digitalización y automatización de la facturación disminuyen errores humanos y optimizan procesos.
- Mayor seguridad jurídica: Cumplir con los estándares legales minimiza el riesgo de sanciones por incumplimientos normativos.
- Facilidades en auditorías fiscales: La trazabilidad de las facturas permite responder con rapidez y eficacia a los requerimientos de la Agencia Tributaria.
Recomendaciones para la transición
Para garantizar una adaptación exitosa a VeriFactu, se aconseja:
- Revisar la solución de facturación actual: Contactar al proveedor de software para confirmar que el sistema está en proceso de adaptación o ya cumple con los nuevos requisitos.
- Actualizar el hardware: Asegurarse de que los dispositivos utilizados para la facturación, como terminales de punto de venta (TPV) e impresoras, sean compatibles con el sistema y cuenten con conexión a internet para la transmisión de datos.
- Planificar la transición: Establecer un cronograma interno que incluya la capacitación del personal, la actualización de procesos y la realización de pruebas piloto para identificar y corregir posibles fallos.
- Buscar asesoría especializada: Contar con el apoyo de consultores en fiscalidad y transformación digital puede facilitar la adaptación y minimizar riesgos durante el proceso de implementación.
La implementación de VeriFactu representa un avance significativo hacia la modernización y transparencia en la gestión fiscal. Adaptarse a esta nueva normativa no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la eficiencia y seguridad en los procesos de facturación.