La Agencia Tributaria española ha puesto en marcha el sistema VeriFactu, diseñado para modernizar la facturación y garantizar la transparencia fiscal. Su objetivo principal es evitar el fraude y facilitar el cumplimiento tributario de empresas y autónomos.

A continuación, explicamos en qué consiste, los plazos de implementación y cómo prepararse para adaptarse a esta normativa.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema que establece requisitos específicos para los programas informáticos de facturación utilizados por empresas y profesionales. Su finalidad es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. VeriFactu establece requisitos específicos para los programas de facturación, asegurando que todas las facturas sean:

• Íntegras e inalterables: Cada factura debe contar con un hash que garantice su autenticidad y evite modificaciones.
• Verificables mediante código QR: Las facturas deben incluir un QR que permita comprobar su validez en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• Trazables y auditables: Los sistemas deben registrar eventos relacionados con la facturación, como anulaciones, rectificaciones o rechazos.

Además, se incluye la leyenda: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, que indica que la factura se ha generado mediante un sistema compatible con VeriFactu.

Plazos de implementación

La adopción de VeriFactu se realiza en varias fases según el tipo de contribuyente:

• Productores y comercializadores de software: Deben adaptar y certificar sus productos antes del 29 de octubre de 2025.
• Empresas (sociedades mercantiles): Tienen de plazo hasta el 1 de enero de 2026 para tener sus sistemas de facturación operativos.
• Autónomos y comunidades de bienes: Podrán implementar sus sistemas compatibles hasta el 1 de julio de 2026.
  

¿Cómo afecta a empresas y autónomos?

La implementación de VeriFactu implica que todas las empresas y autónomos deberán:

• Actualizar sus sistemas de facturación: Es esencial asegurarse de que el software utilizado cumple con los nuevos estándares de integridad, seguridad y trazabilidad establecidos por la ley.
• Capacitar al personal: Es recomendable formar a los empleados en el uso de los nuevos sistemas y en las implicaciones de la normativa para garantizar una transición fluida.
• Buscar asesoramiento especializado: Contar con el apoyo de consultores en fiscalidad y transformación digital puede facilitar la adaptación y minimizar riesgos durante el proceso de implementación.

Ventajas de VeriFactu

Aunque la adaptación a VeriFactu requiere esfuerzo y recursos, ofrece múltiples beneficios:

• Transparencia fiscal: Mejora la trazabilidad de las facturas y reduce el riesgo de fraude fiscal.
• Simplificación administrativa: La digitalización y automatización de la facturación disminuyen errores humanos y optimizan procesos.
• Mayor seguridad jurídica: Cumplir con los estándares legales minimiza el riesgo de sanciones por incumplimientos normativos.
• Facilidades en auditorías fiscales: La trazabilidad de las facturas permite responder con rapidez y eficacia a los requerimientos de la Agencia Tributaria.

Recomendaciones para la transición

Para garantizar una adaptación exitosa a VeriFactu, se aconseja:

• Revisar la solución de facturación actual: Contactar al proveedor de software para confirmar que el sistema está en proceso de adaptación o ya cumple con los nuevos requisitos.
• Actualizar el hardware: Asegurarse de que los dispositivos utilizados para la facturación, como terminales de punto de venta (TPV) e impresoras, sean compatibles con el sistema y cuenten con conexión a internet para la transmisión de datos.
• Planificar la transición: Establecer un cronograma interno que incluya la capacitación del personal, la actualización de procesos y la realización de pruebas piloto para identificar y corregir posibles fallos.
• Buscar asesoría especializada: Contar con el apoyo de consultores en fiscalidad y transformación digital puede facilitar la adaptación y minimizar riesgos durante el proceso de implementación.

La implementación de VeriFactu representa un avance significativo hacia la modernización y transparencia en la gestión fiscal. Adaptarse a esta nueva normativa no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la eficiencia y seguridad en los procesos de facturación.